Oprichten van een VvE

Nieuwe VvE oprichten en professioneel opstarten

Bent u projectontwikkelaar, belegger of eigenaar van een gebouw dat wordt gesplitst in appartementsrechten? Bij het passeren van de splitsingsakte ontstaat van rechtswege de Vereniging van Eigenaars (VvE).

Juridisch bestaat de vereniging daarmee. In de praktijk moet vervolgens nog veel worden geregeld voordat de VvE daadwerkelijk kan functioneren.

Gewoon VvE Beheer begeleidt de volledige opstart van nieuwe VvE’s: van voorbereiding en eerste vergadering tot een administratief, financieel en praktisch functionerende vereniging.

Meer dan alleen de eerste VvE-vergadering

Een nieuwe VvE heeft nog geen historie. Er is vaak nog geen werkende administratie, geen reguliere incasso van bijdragen en er moeten praktische en bestuurlijke keuzes worden gemaakt.

Juist daarom is een goede start belangrijk.

Wanneer vanaf het begin duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is, welke kosten worden verwacht en hoe de vereniging wordt ingericht, voorkomt dat later veel herstelwerk en discussie.

Wij zorgen ervoor dat de juridische structuur uit de splitsingsakte wordt vertaald naar een VvE die daadwerkelijk kan functioneren.

De eerste vergadering van de VvE

De eerste vergadering is een belangrijk moment. Hier worden de besluiten genomen die nodig zijn om de vereniging bestuurlijk en praktisch te laten functioneren.

Afhankelijk van de splitsingsakte, het toepasselijke splitsingsreglement en de specifieke situatie kunnen onder andere aan de orde komen:

• benoeming van het bestuur;
• vaststelling van de eerste begroting;
• vaststelling van de periodieke VvE-bijdragen;
• afspraken over de financiële en administratieve inrichting;
• verzekeringen van het gebouw en de VvE;
• onderhoud en eventuele onderhoudscontracten;
• reserveringen voor toekomstig onderhoud;
• eventuele vaststelling van een huishoudelijk reglement;
• keuze en benoeming van een professionele VvE-beheerder;
• praktische afspraken over communicatie en beheer;
• overige besluiten die nodig zijn om de vereniging operationeel te maken.

Wij zorgen voor een zorgvuldige voorbereiding, zodat tijdens de vergadering niet pas hoeft te worden uitgezocht wat er geregeld moet worden.

Van splitsingsakte naar begroting en ledenbijdragen

Een belangrijk onderdeel van de opstart is de eerste begroting.

Daarbij kijken wij niet alleen naar een totaalbedrag, maar naar de structuur van de VvE.

Welke kosten zijn gemeenschappelijk? Welke kosten komen volgens de splitsingsstukken uitsluitend voor rekening van bepaalde appartementsrechten? Welke verdeelsleutels en breukdelen zijn van toepassing? Welke verzekeringen en contracten zijn nodig? En welk bedrag moet worden gereserveerd voor toekomstig onderhoud?

Op basis daarvan kan een realistische conceptbegroting worden opgesteld en kunnen de periodieke bijdragen per appartementsrecht worden berekend.

Dat voorkomt dat een nieuwe VvE begint met een begroting die na enkele maanden alweer tekortschiet.

Wij kunnen de volledige opstart verzorgen

Gewoon VvE Beheer kan onder andere ondersteunen bij:

• bestudering van de relevante splitsingsstukken;
• inventarisatie van de structuur van de nieuwe VvE;
• voorbereiding van de eerste vergadering;
• opstellen van agenda en conceptbesluiten;
• opstellen van een conceptbegroting;
• berekenen van VvE-bijdragen en verdeelsleutels;
• ondersteuning bij de bestuurlijke inrichting;
• inrichting van de ledenadministratie;
• inrichting van de financiële administratie;
• ondersteuning bij bankzaken van de VvE;
• inventarisatie en inrichting van verzekeringen;
• vastlegging van besluiten en vergaderstukken;
• inrichting van het digitale VvE-dossier;
• voorbereiding van de reguliere incasso van VvE-bijdragen;
• overdracht naar het reguliere VvE-beheer.

Afhankelijk van het project kunnen wij daarnaast adviseren over de praktische inrichting van onderhoud, contracten en andere beheervraagstukken.

Voor projectontwikkelaars: betrek ons vóór de oplevering

De beste VvE-opstart begint niet op de dag van de eerste vergadering.

Wij worden bij voorkeur al tijdens de voorbereidings- of opleveringsfase bij het project betrokken.

Daardoor kunnen wij tijdig kennisnemen van de splitsingsstructuur en voorbereidingen treffen voor onder andere de begroting, administratie, verzekeringen, bijdragen en eerste vergadering.

Dat is vooral van belang wanneer een complex bestaat uit verschillende soorten appartementsrechten, zoals woningen, parkeerplaatsen, bergingen of bedrijfsruimten, of wanneer sprake is van hoofd- en ondersplitsingen.

Hoe eerder duidelijk is hoe de toekomstige VvE moet functioneren, hoe kleiner de kans dat na oplevering zaken moeten worden hersteld.

Geen administratief vacuüm na oplevering

Bij nieuwbouw verandert de situatie in korte tijd.

De ontwikkelaar draagt appartementsrechten over, nieuwe eigenaren treden toe tot de VvE en tegelijkertijd moeten bijdragen worden geïnd, facturen worden betaald, verzekeringen lopen en bestuurlijke verantwoordelijkheden worden ingevuld.

Juist in die overgangsfase moet duidelijk zijn wie waarvoor verantwoordelijk is.

Wij zorgen ervoor dat de VvE niet pas maanden na oplevering begint met organiseren, maar dat de noodzakelijke processen zoveel mogelijk zijn voorbereid en na rechtsgeldige besluitvorming kunnen worden uitgevoerd.

Ook na de eerste vergadering blijven wij betrokken

Onze dienstverlening hoeft niet te stoppen wanneer de eerste vergadering is afgerond.

Na de opstart kan Gewoon VvE Beheer het reguliere beheer van de vereniging overnemen, afhankelijk van het gekozen beheerpakket.

Hierdoor ontstaat één doorgaande lijn:

voorbereiden → eerste vergadering → administratie inrichten → bijdragen innen → regulier VvE-beheer.

Geen overdracht tussen verschillende partijen en geen verlies van informatie tijdens de overgang.

Een nieuwe VvE? Begin voordat de eerste eigenaar de sleutel krijgt.

Een goede VvE ontstaat juridisch door de splitsing, maar goed functioneren vraagt voorbereiding.

Bent u bezig met de ontwikkeling, splitsing of oplevering van een appartementencomplex? Betrek ons dan tijdig bij het project.

Wij bekijken de splitsingsstructuur, brengen in kaart wat voor de opstart nodig is en zorgen samen met de betrokken partijen voor een professionele overgang naar een zelfstandig functionerende VvE.

Gewoon VvE Beheer – vanaf de eerste voorbereiding gewoon goed geregeld.

Ons werkgebied:

Nederland · Noord-Holland · Zuid-Holland · Utrecht · Gelderland · Overijssel · Flevoland · Friesland · Groningen · Drenthe · Noord-Brabant · Limburg · Zeeland · Noord-Holland · Kop van Noord-Holland · Alkmaar en omgeving · West-Friesland · Midden- en Zuid-Noord-Holland · Gooi en Vechtstreek